Ten artykuł szczegółowo wyjaśnia zasady dotyczące ryczałtu za nocleg w podróży służbowej w Polsce, odpowiadając na kluczowe pytania dotyczące jego wysokości, warunków przyznawania oraz różnic w stosunku do zwrotu kosztów na podstawie faktury. Dowiesz się, kiedy przysługuje Ci to świadczenie i jakie zmiany są planowane na przyszłość.
Aktualna wysokość ryczałtu za nocleg w delegacji krajowej i kluczowe zasady
- Obecny ryczałt za nocleg w delegacji krajowej wynosi 67,50 zł za dobę.
- Planowana podwyżka na 2026 rok przewiduje wzrost ryczałtu do 90 zł za dobę.
- Podstawą prawną jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.
- Ryczałt przysługuje, gdy pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu, a pracownik nie przedstawił faktury.
- Nocleg musi trwać minimum 6 godzin między 21:00 a 7:00.
- Przedsiębiorcy na B2B nie mogą korzystać z ryczałtu za nocleg.
Ile dokładnie wynosi ryczałt za nocleg w delegacji krajowej?
Zacznijmy od konkretów, bo wiem, że to właśnie ta informacja jest najczęściej poszukiwana. Obecnie, ryczałt za nocleg w delegacji krajowej wynosi 67,50 zł za dobę. Kwota ta nie jest ustalana arbitralnie, lecz stanowi 150% wysokości diety krajowej, która aktualnie wynosi 45 zł. Zatem, proste wyliczenie 1,5 x 45 zł daje nam wspomniane 67,50 zł. To jest kwota, którą pracownik otrzymuje na pokrycie kosztów noclegu, jeśli nie przedstawił faktury, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego zakwaterowania.
Projektowane stawki na 2026 rok: Co musisz wiedzieć o planowanej podwyżce?
Warto zwrócić uwagę na przyszłość, ponieważ w styczniu 2026 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przedstawiło projekt rozporządzenia, który przewiduje znaczące zmiany. Zgodnie z tym projektem, dieta krajowa ma wzrosnąć z obecnych 45 zł do 60 zł. Ta zmiana będzie miała bezpośredni wpływ na wysokość ryczałtu za nocleg, który, jako 150% diety, wzrośnie z 67,50 zł do 90 zł za dobę. To spora podwyżka, która z pewnością ucieszy wielu pracowników, choć musimy pamiętać, że to na razie tylko projekt.
Podstawa prawna: Które rozporządzenie reguluje wysokość ryczałtu?
Wszystkie zasady dotyczące należności z tytułu podróży służbowej, w tym wysokość i warunki przyznawania ryczałtu za nocleg, są szczegółowo uregulowane. Kluczowym aktem prawnym w tej kwestii jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 2190). Chociaż przepisy te są obligatoryjne dla sfery budżetowej, to dla firm prywatnych stanowią one punkt odniesienia. Oznacza to, że przedsiębiorstwa spoza budżetówki mogą stosować te same zasady lub uregulować je inaczej w swoich wewnętrznych regulaminach, np. w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania, pod warunkiem, że nie będą one mniej korzystne dla pracownika niż te ustawowe.
Ryczałt za nocleg czy zwrot za fakturę co jest korzystniejsze?
To pytanie często zadają sobie zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Wybór między ryczałtem a zwrotem kosztów na podstawie faktury zależy od wielu czynników, w tym od preferencji, dostępności noclegów i polityki firmy. Osobiście uważam, że ryczałt oferuje większą elastyczność i prostotę rozliczenia, podczas gdy zwrot na podstawie faktury zapewnia precyzyjne pokrycie rzeczywistych kosztów, ale wymaga więcej formalności.
Zasada nr 1: Kiedy otrzymasz ryczałt, a kiedy zwrot kosztów?
Generalna zasada jest prosta: ryczałt za nocleg przysługuje pracownikowi, gdy nie przedstawił on rachunku za nocleg, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego zakwaterowania. Jest to rozwiązanie dla sytuacji, gdy pracownik sam organizuje sobie nocleg i nie chce lub nie może uzyskać faktury. Natomiast zwrot kosztów na podstawie faktury ma miejsce, gdy pracownik przedstawia pracodawcy rachunek za faktycznie poniesione wydatki na nocleg. W takim przypadku pracodawca zwraca kwotę widniejącą na fakturze, oczywiście w ramach określonych limitów, o których zaraz opowiem.
Limit zwrotu za hotel: Ile maksymalnie pracodawca zwróci Ci za fakturę?
Choć faktura dokumentuje rzeczywiste koszty, istnieje górny limit, do którego pracodawca jest zobowiązany zwrócić wydatki. Obecnie limit zwrotu kosztów noclegu na podstawie faktury wynosi 900 zł, co stanowi 20-krotność aktualnej diety krajowej (20 x 45 zł). W kontekście planowanych zmian na 2026 rok, wraz ze wzrostem diety do 60 zł, limit ten ma wzrosnąć do 1200 zł (20 x 60 zł). To istotna informacja, szczególnie dla osób, które często korzystają z droższych hoteli w większych miastach.
Czy pracodawca może zgodzić się na droższy hotel ponad limit?
Tak, pracodawca ma taką możliwość. Warto podkreślić, że pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot wyższej kwoty niż ustawowy limit, jeśli jest to uzasadnione okolicznościami podróży służbowej. Może to dotyczyć na przykład noclegu w hotelu o wyższym standardzie, gdy wymaga tego specyfika spotkania biznesowego, lokalizacja lub brak dostępności tańszych opcji. Ważne jest, aby taka zgoda była uzyskana przed poniesieniem kosztów i była jasno udokumentowana, ponieważ jest to decyzja pracodawcy, a nie automatyczne prawo pracownika.
Kluczowe warunki, które musisz spełnić, aby otrzymać ryczałt za nocleg
Aby ryczałt za nocleg został wypłacony, muszą być spełnione pewne ściśle określone warunki. Jako ekspertka w dziedzinie rozliczeń, zawsze podkreślam, że zrozumienie tych kryteriów jest fundamentalne dla prawidłowego rozliczenia delegacji. Nie chodzi tylko o samą kwotę, ale o to, kiedy faktycznie masz do niej prawo.
Brak zapewnionego noclegu: Co to dokładnie oznacza w praktyce?
Pierwszym i podstawowym warunkiem jest brak zapewnionego bezpłatnego noclegu przez pracodawcę (lub stronę przyjmującą, jeśli mówimy o delegacji zagranicznej). Oznacza to, że jeśli pracodawca zorganizował i opłacił dla Ciebie hotel, pensjonat czy inne zakwaterowanie, ryczałt za nocleg po prostu Ci się nie należy. Nawet jeśli nocleg był bezpłatny, ale zorganizowany przez firmę, nie masz prawa do ryczałtu. Ryczałt ma zrekompensować koszty, które pracownik musiałby ponieść samodzielnie.
Nocleg minimum 6-godzinny: Jak interpretować zapis o czasie trwania odpoczynku?
Kolejnym kluczowym elementem jest czas trwania noclegu. Aby ryczałt przysługiwał, nocleg musi trwać co najmniej 6 godzin i przypadać między godzinami 21:00 a 7:00. Nie wystarczy więc krótka drzemka w ciągu dnia. Przepis jasno określa ramy czasowe, które mają zapewnić pracownikowi odpowiedni odpoczynek. To ważne, aby pamiętać o tym przy planowaniu podróży i wypełnianiu rozliczenia delegacji godziny rozpoczęcia i zakończenia noclegu mają znaczenie.
Co w sytuacji, gdy nocujesz u rodziny lub znajomych?
To ciekawe i często pojawiające się pytanie. Zgodnie z przepisami, jeśli pracownik nocuje u rodziny lub znajomych i nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów noclegu, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego zakwaterowania, ryczałt za nocleg powinien mu przysługiwać. Dlaczego? Ponieważ spełnione są dwa kluczowe warunki: brak zapewnionego noclegu przez pracodawcę i brak przedstawionego rachunku. Ryczałt jest świadczeniem zryczałtowanym, mającym pokryć potencjalne koszty, a niekoniecznie faktycznie poniesione w każdej sytuacji. Ważne jest, że pracownik nie może przedstawić faktury za taki nocleg, bo jej po prostu nie ma.
Kiedy ryczałt za nocleg Ci nie przysługuje? Najczęstsze wyjątki
Tak jak istnieją warunki do przyznania ryczałtu, tak samo są sytuacje, w których, mimo podróży służbowej, świadczenie to nie będzie należne. Warto je znać, aby uniknąć nieporozumień i błędów w rozliczeniach. Moje doświadczenie pokazuje, że te wyjątki są często źródłem pytań.
Gdy pracodawca organizuje i opłaca zakwaterowanie
To najbardziej oczywisty wyjątek, o którym już wspominałam. Jeśli pracodawca, lub strona przyjmująca w przypadku delegacji zagranicznej, zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg, ryczałt za nocleg nie przysługuje. Logika jest prosta: pracownik nie ponosi kosztów zakwaterowania, więc nie ma potrzeby ich rekompensowania. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pracodawca rezerwuje i opłaca hotel, jak i gdy zapewnia inne formy bezpłatnego zakwaterowania.
Delegacja blisko domu: Możliwość codziennego powrotu a prawo do ryczałtu
Ryczałt za nocleg nie przysługuje również wtedy, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego lub czasowego zamieszkania. Co to oznacza w praktyce? Interpretacja "możliwości" zależy od odległości, czasu dojazdu, dostępności środków transportu oraz charakteru pracy. Jeśli podróż służbowa jest na tyle krótka lub miejsce docelowe jest na tyle blisko, że pracownik może wrócić do domu po zakończeniu obowiązków służbowych i rozpocząć pracę następnego dnia bez nadmiernego obciążenia, to zakłada się, że nocleg poza miejscem zamieszkania nie jest konieczny. W takich sytuacjach ryczałt nie jest należny.
Czy ryczałt należy się za nocleg w trakcie przejazdu, np. w pociągu?
To kolejny ważny wyjątek. Zgodnie z przepisami, ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, nawet jeśli obejmuje on godziny nocne i pracownik faktycznie spał (np. w wagonie sypialnym pociągu, autokarze czy na promie). Przepisy jasno rozróżniają czas podróży od czasu noclegu w miejscu docelowym. Wagon sypialny czy kuszetka są traktowane jako element transportu, a nie jako zakwaterowanie w rozumieniu przepisów o delegacjach. Dlatego, mimo że pracownik spędza noc poza domem, nie ma prawa do ryczałtu za nocleg w takiej sytuacji.
Ryczałt za nocleg w praktyce: Od czego zacząć rozliczenie?
Zrozumienie teorii to jedno, ale zastosowanie jej w praktyce to drugie. W tej sekcji chciałabym podzielić się kilkoma praktycznymi wskazówkami, które ułatwią Ci rozliczenie ryczałtu za nocleg i innych świadczeń związanych z delegacją. Pamiętaj, że prawidłowe rozliczenie to podstawa.
Jak udokumentować prawo do ryczałtu w rozliczeniu delegacji?
W przypadku ryczałtu za nocleg, pracownik nie musi przedstawiać faktury czy rachunku. To jest właśnie jego główna zaleta uproszczenie formalności. Wystarczy, że w rozliczeniu delegacji (tzw. druku delegacji) złoży oświadczenie o braku zapewnionego noclegu i braku przedstawienia rachunku. Ważne jest, aby prawidłowo wypełnić ten druk, wskazując daty i godziny, w których nocleg miał miejsce i spełniał warunek minimalnych 6 godzin między 21:00 a 7:00. Precyzyjne dane są kluczowe dla księgowości.
Ryczałt za dojazdy lokalne dodatkowe świadczenie, o którym warto pamiętać
Przy okazji ryczałtu za nocleg, warto przypomnieć o innym ważnym świadczeniu ryczałcie na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Jest to świadczenie niezależne od ryczałtu za nocleg. Obecnie wynosi ono 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. W kontekście planowanych zmian na 2026 rok, wraz ze wzrostem diety do 60 zł, ryczałt ten ma wzrosnąć do 12 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. To małe kwoty, ale sumują się i mogą realnie pomóc w pokryciu kosztów transportu publicznego w miejscu delegacji.
Przeczytaj również: Gdzie szukać noclegu? Platformy, alternatywy i triki na oszczędzanie.
Czy ryczałt za nocleg dotyczy również przedsiębiorców na B2B?
To bardzo ważne rozróżnienie. Prawo do rozliczenia kosztów podróży służbowej w formie ryczałtu za nocleg nie przysługuje osobom prowadzącym działalność gospodarczą, czyli pracującym na umowach B2B. Przepisy dotyczące ryczałtów za delegacje odnoszą się wyłącznie do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Przedsiębiorcy mogą zaliczać w koszty uzyskania przychodu jedynie faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki, czyli muszą przedstawić fakturę lub rachunek za nocleg. To kluczowa różnica, o której należy pamiętać, planując podróże służbowe jako freelancer czy właściciel firmy.
